あなたはこのような悩みをお持ちでないでしょうか？
事務のお仕事をしていると得意先からの依頼文書などの印刷をしたり、業務の区分ごとに資料も増えていくので、机の上が散らかりがちになります。私もそうですが、必要な時に資料がないというのは皆さん一度は経験した事があるかと思います。
私自身は事務の仕事を１０年以上続けてきた実績があり、一般事務・営業事務の経験があります。
・整理整頓のメリットがわかります。
・整理整頓のコツが３つわかります。
この記事を読み終わった頃には、資料の整理整頓のメリットを理解でき、日々の業務効率を上げることが出来ます。
なぜ整理整頓するのか、メリットを知っておこう
１番目の目的は”業務効率をアップさせる”ことです。きちんと資料の整理が出来ているとその資料を使いたい際に、場所を把握しているのですぐに引き出すことが可能です。そして資料整理が出来ていると、次に何をやればいいか明確になってきます。
・未完了BOX・・・作業前の資料を保管するBOX
・対応中BOX・・・現在作業中の資料を保管するBOX
・完了BOX・・・作業が完了した資料を保管するBOX
★作業前・作業中・作業済の物が一目でわかるので次やる事も明確化出来ます。
資料の整理が出来ていないと探すのに時間が掛かってしまいますし、それだけで時間効率が悪くなります。よく職場で言われる言葉で”あの人は仕事が早い”というのがあります。私の職場でも一貫して仕事が早い人は、整理整頓がきちんと出来ています。
作業中に躓くことも少ないですし、躓いたとしても解決策をすぐに見つける事が出来る為、他の人より仕事が早く終わるようになっております。
２番目の目的は”ミスを未然に防ぐ”ことです。事務作業の最大の敵はミスをする事です。ミスをすると周囲の社員にも迷惑が掛かりますし、そのミスを取り返すのにまた時間が必要になります。それだけならまだしも、得意先の資料を紛失したり、得意先の送付する資料の誤記入（例えば・・金額の桁数を間違った）などがあれば、得意先へ迷惑が掛かります。
事の重大さによっては、得意先より契約解除の通達がくるかもしれません。
このようにミスによっては、私たちの仕事や会社の存続にまで関わってくるので、業務効率と同じくらい大事な目的となります。
３番目の目的は”仕事をする姿勢が変わる”です。朝、会社に来てから、『今日は別の作業しないと！』と考えて結局何も出来なかった・・皆さんこういった経験はないでしょうか？
私は入社当初によく同じ過ちを繰り返していました。仕事の時間は皆同じで８時間しかないのに、何も考えずに行くと通常の業務だけで一日が終わってしまいます。
整理整頓が出来ている人は資料の整理と同時に頭の整理も出来ているので、次の日に何をすべきか明確になっています。なので他の人より充実した８時間を送ることが出来ます。
整理整頓のコツを３つお伝えします
不要な資料を処分しよう
会社に長期間いると膨大な資料が増えていきます。不要な資料をそのまましておいても、メリットがないので気付いたときに早めの処分を実施します。ここでは不要な資料の見分け方と、不要な資料を残しておいた際のリスクを解説します。
・今後使う予定がない資料。
・日付など期限切れの資料。
・他の資料と内容が重複している資料。
・個人で持たなくても、会社で保存可能な資料。（＝個人で使用機会がない資料）
・間違った内容、既に終わった内容を得意先に伝えてしまうリスクがある。
・その資料に個人情報が残っていた場合、その資料を紛失した時の個人情報漏洩リスクをはらんでいる。
ここでいう資料は紙媒体以外のメール／パソコン上のフォルダに保管しているExcel・Word・PowerPointなども含みます。出来れば処分忘れがないように、期限や企画の実施期間が終わったら、直ぐに処分するのがベストでしょう。
資料をカテゴリ別に整理しよう
ここでは必要な資料をカテゴリ別に分けて整理する方法を説明します。まずは下記の例をご覧ください。
・業務手順ファイル・・業務の手順についてまとめたファイル
・得意先情報ファイル・・得意先毎の詳細情報についてまとめたファイル
・補足ファイル・・業務手順ファイルをカバーする補足事項についてのファイル
カテゴリ別に整理した後は、さらに引き出しやすいように”インデックス”を貼り付けておきましょう！
ポイントは資料を受け取った時に、すぐにカテゴリ別に分けて、インデックスまで付ける事をおすすめします。
『インデックスまで付けるのは面倒』という方もいるかもしれませんが、自分の記憶をあまり過信しない事も重要です。
インデックスとはカテゴリ別に分けたファイル内をさらに細分化させて、直ぐに何処に何があるのか引き出しやすくする為のツールです。
事務の仕事は多岐に渡りますし、日々情報が増えていきますので人間の記憶のキャパを余裕で超えます。私も経験があるのですが、大抵必要な時にかぎって忘れていることが多いです。何処に何があるのかわかるようにしておくだけで、必要な時に直ぐに引き出す事ができます。
資料の具体的な内容は覚えてなくてOKです。『この辺りにあった気がする』”思い出せる事”が重要になります。
可能であれば紙媒体からパソコンへ移行しよう
紙の資料は増えると嵩張ってきますし、紛失のリスクもあります。なので溜まってきたらパソコンに取り込みPDF化する事で、パソコンの中に保管しておきます。勿論フォルダを使用してカテゴリ別に分けてください。
また業務上覚えた知識をノートに残される方もいらっしゃると思います。聞いて直ぐに記録が残せるのでノートは便利ですが、新しい手順の追加や更新作業がある時に加筆・修正が難しくなる為、パソコンのExcelやWord上に記録し、まとめておくことをおすすめします。
パソコンが壊れた時のために、”バックアップ”をしておくと復元できるので安心です。
まとめ
今回の記事では『事務職の仕事が楽になる！整理整頓のメリットとコツを紹介』というタイトルで記事を書かせていただきました。
【整理整頓するメリットを知っておこう】
・業務効率をアップさせる。
・ミスを未然に防ぐ。
・仕事をする姿勢が変わる。
【整理方法について】
・まずは不要な資料の処分をしよう。
・資料をカテゴリ別に分けて整理しよう。
・紙媒体からパソコンへ移行しよう。
整理整頓は仕事が忙しくなると、どうしても後回しになってしまいがちです。私自身もそうでした。ですが整理整頓するメリットを理解しておけば、
必然とやらないといけない仕事の一つとして捉える事が出来ます。
整理整頓は事務のお仕事に欠かせない作業であるとともに、事務作業を楽にしてくれるので今回の記事を参考に実践していただければ幸いです。
最後までお読みいただきありがとうございました！
