事務関連

ミスが少ない人の仕事術をハインリッヒの法則を交えて解説

この記事は以下のお悩みをお持ちの方におすすめです。

  • 事務処理のミスが減らない。
  • 同じようなミスを繰り返してしまう。

私が事務のお仕事を始めて最初にぶつかった壁が事務処理中のミスでした。気を付けていても同じミスを繰り返してしまうし、同僚にも迷惑を掛けてしまうのでとても辛いですよね。

今回の記事では事務の仕事歴10年以上で、数年間ノーミスで表彰された経験もある私が、そこに辿り着くまでに繰り返した分析方法や、解決策を心理学を交えて解説していきます!

この記事の要約

・ミスが発生した原因を分析し、解決策を考えることが出来る。
・解決策を検証することで、軌道修正することが出来る。
・ミスをしない人の考え方心理学を交えて学ぶがこと出来る。

原因を分析し、効果的な解決策を考えよう!

分析

あなたはミスを発生させてしまった場合、どのような行動を起こしますか?ここでは私がミスをした際にいつも実践している解決方法をご案内します。

ミスが発生した原因を3つの視点から分析し、真因を見つけよう

事務の仕事で必ず利用するといえばパソコンですよね!今では無くてはならない存在だと思います。

例:キーボードで『』を打つところ、『』と打ってしまった・・・

上記のようなミス・・・結構ありますよね?私も毎日パソコンを触っているのですが、未だにキーボード入力ミスをしてしまいます。

ここでは私がミスを起こした際に、いつも考える分析方法を3つの要因を使って解説していきます!

  • 人的要因・・人が原因で起きたミス。 例:疲れていた、急いでいたなど
  • 環境要因・・周囲の環境が原因で起きたミス。例:キーボードが壊れていたなど
  • 作業要因・・作業方法が原因で起きたミス。例:効率重視の為、チェック作業なし

まずは3つの要因に当てはまる原因を、思いつく限り書き出します。原因を出し終えたら、その中で真因(真の原因)を見つけましょう。要は今回の入力ミスに関して、一番貢献した原因の事です。

結論をお伝えすると、作業要因が真因となります。

理由は、人的要因だと体調が良く、普段通りであれば防げていました。環境要因だとキーボードを交換していれば解決できたはずです。作業要因をみるとチェック作業が無いため、入力ミスをすると、誰も阻止することが出来なくなります。

今回限りミスを阻止するだけであれば、人的要因・環境要因が真因でも問題ないです。しかし今後も継続していく作業であるはずなので、作業方法を変えないとまた同じミスを繰り返す可能性があります。

私の今までの経験上、ミスのほとんどの原因が作業要因となります。次の項目で実際に解決策を考えていきましょう!

分析結果より、解決策を考えよう

前回の項目より、真因が”作業要因”だとわかりました。つまり作業方法に問題があるということです。現状の作業方法が”効率重視の為、チェック作業なし”なので、効果的なチェック作業を考えていきましょう!

  • 入力完了後に、声をだしながら数字を読んでチェックする。
  • 入力完了後に、一文字ずつ数字を指でさしてチェックする。
  • 正確性を上げる為に、タイピング練習を始める。

作業者が一人だと、上記のような解決策が思いつきます。

  • 入力完了後に、別の社員の方にチェックしてもらう。
  • 簡単な入力作業なので、ロボットに入力してもらう。

作業者を増やしたり、ロボットに手伝ってもらえばとても楽になりますね。

今回は自己解決がテーマにある為、作業者が1人での解決方法『入力完了後の声出し・指差し確認・タイピング練習』を解決策にします。

解決策を実行し、検証しよう!

解決策が決まったら実際に使用してみます。実際に使用してみる事で、新たな課題が見えてくる場合もあります。例えば・・

  • 作業手順が増えた為、1件の作業時間が増えた。
  • 作業時間が増えた為、残業時間も増えた。

上記の課題が出た場合、一見『作業時間が伸びたし、残業代もかかるし失敗じゃないの?』と思われる方もいると思います。

ですが本来の目的である”ミスをしない”が達成出来ていれば効果的と捉えることが出来ます。作業時間についても数をこなすうちに短縮を図ることも可能です!

逆に今回の手順でミスが何度か発生した場合は、軌道修正を考える必要があります。

再度1人で完結できるチェック方法を模索するか。それでもミスを阻止するのが厳しい場合、2名でのチェックに変更するのか。など考えなければいけません。

手順をルーティン化しよう!

私がミスをしない為に大事だと思う事は『毎回決められた手順を守る』ことです!

私の今までの経験上、ミスが起こる原因として”いつもと違う方法を行った”ことが原因としてあります。

ここで解説するいつもと違う方法というのは悪く言えば、”手抜き”です。自身の力量を過信し、大事な手順の一部を抜いて時間短縮を図った結果、ミスを起こすことが非常に多いです!

せっかく一生懸命考えた手順なのに使わないのは勿体ないですよね!それでミスをしてしまうのは本末転倒だと思います。

なので効果的な手順を始めて気を付けておきたいことは、慣れたからといって途中で手順を変えないということです。(それ以上に効果がある手順を発見したのであれば話は別ですが、、、)

私の経験上、効果的な手順を継続しているとルーティン化され、無意識にできるようになります!勿論処理スピードも始めた当初と比べて格段に上がっていきます。

ここまできたら成功ですね!

ミスをしない人の考え方とハインリッヒの法則を学ぼう!

ハインリッヒの法則をご存知でしょうか?聞いたことがある方もいらっしゃかと思いますが、ミスを三段階にわけて考えた法則です。別名1:29:300の法則と言われております。

写真のピラミッドのイメージでが頂点で『重大なミス』29がピラミッドの中間で『軽微なミス』。300がピラミッドの土台部分で『ヒヤリハット』となります。

1件の重大なミスの中には29件の軽微なミスがあり、さらには300件のヒヤリハットがあることを示しております。

ミスが少ない人、ミスをしない人は無意識のうちにこの法則を意識しております。ミスをしない人は小さなミスでも疎かにせず、『なぜミスをしたのか?』と疑問を持ち、次回同じようなミスを繰り返さないように直ぐに解決策を考えます。

なのでミスが少ない人、ミスをしない人は『ヒヤリハット』も少ない為、『重大なミス』まで辿り着かないようになっております。

私自身もミスをした場合、それをチャンスだと思うことで更に効果的な手順を考えてきました。ミスをほったらかしにするのではなく、それを活かすことが成長にも繋がると思います。

まとめ

今回は事務のお仕事で誰もが経験した事がある”ミス”について、私の経験から効果的なものをピックアップして紹介させていただきました。

・ミスの原因を3つの視点(人的要因・環境要因・作業要因)から考える。

真因を見つけ出し、効果的な解決策を考える。

・解決策を実行し、検証する事で軌道修正を図る。

・効果的な解決策をルーティン化させる。

ハインリッヒの法則を交えてミスをしない人の考え方を学ぶ。

自分自身でミスを分析し、自分の弱点を克服したときはもの凄く達成感があります!

それが自己成長にも繋がりますし、今の仕事のやりがいや楽しさに繋がったと実感しております。

今ミスに悩んでいる方は、まずスの分析”から始めてみてください!最初は大変かと思いますが、きっと”あなただけの解決策”を思いつくはずです!

最後までお読みいただき、ありがとうございました!