事務関連

信頼される事務OJTトレーナーが実践しているスキルと心理学を解説

この記事はこのような方の悩みを解決出来る内容になっております。

  • OJTトレーナーが初めての為、きちんと出来るか不安。
  • 教える立場として、気を付けるべき点を知りたい。

最初から上手く出来る人はいません。皆誰かを手本にしたり、教わったりして上手くなっていくものなので安心してください。

私は事務職10年以上の経験があり、その間アルバイトから正社員まで多くのOJT担当をしてきた実績があります。今回は私が失敗から学んだ経験をもとに、実際に効果があったスキルを解説していきます。

この記事を読み終わった頃には、自信を持ってOJTトレーナーを全うすることが出来るでしょう!

本番前の下準備はしっかりと!

準備バルーン

本番前にはしっかり準備しておくことが大事です。それが本番での自信にも繋がりますのでしっかり備えておきましょう。

研修資料はしっかりチェックしよう

まずは研修資料についてです。自分で作成した資料、最初から用意してある資料、どちらにしても最初はしっかりと自分自身で読み込み、どこに何が書いてあるかきちんと把握しておくことが大切です。

自分で作成した資料であれば、誤字脱字はないか。読んでみて理解出来る文章なのか。確認はしておいた方が良いでしょう。

最初から用意してある資料であれば、古い情報が混じってないかチェックが必要です。私も失敗経験ありますが、本番で古い情報をそのまま伝えてしまい、後で修正した事がありました。。日々情報は更新されているので、必ず本番前にチェックしておきましょう!

資料に問題なければ参加人数分のコピーをしておきます。(何かあったときの為に、1、2冊余分にコピーもしておきましょう)

本番を想定したロールプレイングをしよう

初めてトレーナーをする方で特にしっかりしておきたいのが、ロールプレイングです。私も経験ありますが、本番は自分が思うより緊張します。また想定外の事が起きる事も考えて、本番までに1度は最初から最後まで一通りやってみましょう。出来れば誰かに生徒役をやってもらい聞いてもらうことをおすすめします。そこで良かった点、改善点を教えてもらい、本番までに修正していきましょう!

また研修中に質問は必ずされますので、『こういった質問をされるのではないか?』とあらかじめ予測しておき、きちんと答えれるように回答の準備をしておくことも大事です。

本番で話すことを忘れそうな人は”カンニングペーパー”を用意しておきましょう!

本番で気を付けるべき点を解説していきます

本番バルーン

研修の本番では皆にきちんと伝わるよう、わかりやすい言い回しで、尚且つ自信を持って伝える事がとても大事です。ここではそれ以外の気を付けるべき点を解説していきます。

手順を教えるときは、一緒に背景も伝えよう!

私がOJTトレーナーの駆け出しだった頃、事務処理の研修をしていた際に上司に指摘されたエピソードを紹介します。

私はいつも通り事務の新たな処理方法について、資料をもとに手順の説明しておりました。それをたまたま聞いていた上司が『~さん、手順を教えるだけじゃなくて、しっかり背景も伝えないと!』と指摘を受けました。

『どういうこと?』と最初は思いましたが、この上司は意味のない事を言わないタイプの人間なので私もその点について考えました。そこで気付いたことが、”なぜその手順が始まったのか?どうしてその手順をしなければいけないのか?”という背景を伝えないと意味がないということです。

ただ手順を覚えただけでは、その手順の目的・重要性もわからずにやるため仕事を覚えたことになりません。重要性も知らないので安易に作業をしてしまい、重大なミスを起こす可能性もあります。

なので手順を伝えるときは必ず背景もしっかり伝えていきましょう!

研修メンバーの進捗管理と事案の共有をしよう

研修を進めていく中で、習得度というのはみんな同じということは絶対にありえません!

必ずバラつきが出てきますので、習得が遅れている方をフォローしていかないといけません。それを把握するために、進捗管理をしていきましょう!

進捗管理の方法

・メンバー1人1人の習得リストをExcelで作成する。習得出来たら〇、未習得なら×とし、すぐに確認できるようにしておく。
・以前に教えた内容を、少し時間をあけてから質問してみる。
・余裕があれば理解度テストを実施してみる。

もう一つの事案の共有というのは、”実際の現場でおきたイレギュラー事案”などの共有です。リアルタイムに現場でおきた事案は研修中であっても、大事な情報なので必ず共有してください。当たり前ですが研修を休まれた方にも、平等に事案の共有は忘れないようにしておいてください。

トレーナーとして期待することが大切です!

私自身は不器用なタイプで、物覚えも悪いです。10年以上も社会人として働いてきたので自分のことはよく理解しております。そんな不器用な私が同じ会社で続けてこれたのは、期待してくれる上司がいたから頑張ってこれたんだと実感しております。

OJTトレーナーとして教えている際、私が意識してることが”期待している事を言葉に出して伝える”ということです。例えば、教えた事務処理が短時間で出来るようになった際は『~さんはいつでも現場でやっていけるよ。即戦力だね!』と伝えます。また初期に教えた内容を覚えていた時は『この内容がしっかり頭に入っているのは~さんくらいですよ!』と期待を込めて褒めます。

このように期待している事を言葉に出して伝える事でやる気になってくれますし、期待以上の成果を出してくれる場合もあります。これを心理学で”ピグマリオン効果”と言います。

まとめ

この記事では事務OJTトレーナーが知っておくべき内容を、下準備・本番・心理学の3つの視点から紹介させていただきました。

  • 研修資料はしっかり読み込んで、不備がないかチェックしておこう。
  • 本番を想定した、ロールプレイングをしておこう。質問の予測も忘れずに!
  • 手順を教えるときは、必ず背景も伝えよう!
  • 研修メンバーの進捗管理を徹底し、習得度合いに差が出ないようしよう。
  • 現場でリアルタイムに出た事案も、大事な情報なので共有しよう。
  • ピグマリオン効果を使って、期待している事を伝えよう!

人にものを教えるというのは簡単なことではありません。なぜなら人間なので一人一人の考え方も違いますし、価値観も違います。ですが仕事なのでこの手順はルール通りやらないといけないことをトレーナーとして理解させないといけません。

そこで自分には向いていないと諦めてトレーナーを辞退する人もいます。ですが立ち止まらずに先輩を見本にしたり、自身で試行錯誤していくことで”自分のスタイル”が出来てきます。

トレーナーは大変な面も多いですが、自己成長に繋がることは間違いないので、頑張って挑戦してみてください。あなたの活躍を期待しております!